Slik lager du en kommunikasjonsstrategi

I den digitale tidsalderen er vi konstant omgitt av et hav av informasjon, hvor både individer og merkevarer kjemper for vår oppmerksomhet. Det er en stadig mer intens konkurranse, og bare de mest fremragende og klokeste aktørene klarer å fange vår interesse. Denne artikkelen vil guide deg gjennom å utvikle en effektiv kommunikasjonsstrategi.

Hvis du finner det utfordrende å formidle ditt budskap, om virksomheten din forblir i skyggen av samfunnsdebatten, eller om du sliter med å skape engasjement rundt produktene eller tjenestene du tilbyr, er det på tide å ta i bruk en helhetlig strategi for kommunikasjon. En kommunikasjonsstrategi bør være fundamentet for alt du foretar deg og uttaler. Den fungerer som en metodisk tilnærming til planlegging, utforming og forbedring av kommunikasjonen rettet mot dine målgrupper.

Forståelse av kommunikasjonsstrategi

En kommunikasjonsstrategi er en veloverveid og systematisk plan som omhandler valg og anvendelse av forskjellige metoder, prosesser og tiltak, med det mål å oppnå spesifikke kommunikasjonsmål. Dette innebærer en metodisk tilnærming til organisering og effektiv bruk av kommunikasjon for å oppnå forutbestemte resultater.

En slik strategi integrerer typisk en blanding av kommunikasjonstiltak, skreddersydd budskapsutforming og valg av distribusjonskanaler. Beslutninger om disse elementene tas på grunnlag av grundige analyser og innsikt, med bevisst utforming for å nå ut til den bestemte mottakeren.

Det er viktig å understreke at det ikke eksisterer en universell løsning for kommunikasjonsstrategier. Hver situasjon krever sin egen unike tilnærming. Det finnes imidlertid en serie grunnleggende prinsipper som kan veilede i utformingen av en strategi som effektivt kommuniserer med målgruppen på en måte som engasjerer og påvirker.

En kommunikasjonsstrategi er grunnleggende bygget rundt tre hovedelementer:

1. Nå-situasjonen: Dette gir en realistisk oversikt over virksomhetens nåværende posisjon.
2. Visjon og ønsket situasjon: Dette redegjør for virksomhetens fremtidige ambisjoner og den posisjonen den ønsker å oppnå.
3. Tiltak, hovedmål og delmål: Dette er de konkrete trinnene, de primære og sekundære målene virksomheten må arbeide mot for å realisere sin visjon.

Det grunnleggende i kommunikasjonsplanlegging

Utviklingen av en kommunikasjonsstrategi er en nøye organisert prosess som bør initiere før implementeringsstadiet. Et hyppig feiltrinn innen kommunikasjon og informasjon er å sette fokus på konkrete tiltak som eksempelvis et nettsted eller en brosjyre, uten forutgående grundig overveielse. Dette kan ofte resultere i at budskapet ikke formidles som forventet. Derfor bør en kommunikasjonsstrategi være fundamentet i alle kommunikative tiltak.

Utformingen av en kommunikasjonsstrategi er en prosess som fremmer bevissthet og engasjerer alle relevante aktører. Målet er å frembringe en felles og utvidet forståelse av virksomhetens kommunikasjonsutfordringer og hvordan de mest effektivt kan håndteres.

For å få en praktisk forståelse av kommunikasjonsplanlegging, er det viktig å anerkjenne dynamikken mellom kommunikasjon og planleggingssekvensen.

Planlegging av kommunikasjonstiltak bør skje i motsatt rekkefølge av kommunikasjonsstrømmen og den ønskede effekten. Dette kan virke motintuitivt ved første øyekast, men det forklarer hvorfor det oftest er hensiktsmessig å starte med det man er mest kjent med, det vil si den ønskede atferden.

Hvordan bør en kommunikasjonsstrategi se ut?

Selv om du må tilpasse ulike kommunikasjonsstrategier til dine egne mål og behov, finnes det en rekke punkter som er essensielle for å lykkes.

Her har jeg skissert et eksempel, og jeg anbefaler at du bruker dette som mal neste gang du skal utvikle din egen strategi.

1. Definer bedriftens mål Klarlegg bedriftens ambisjoner, verdier og hvilke milepæler som kommunikasjonsstrategien skal bidra til å nå, basert på bedriftens overordnede mål. Disse danner de strategiske rammene for kommunikasjonsprosessen. Hvordan vil kommunikasjon støtte og fremme bedriftens generelle mål?
2. Fastsett kommunikasjonsmål Identifiser de spesifikke forretningsmålene kommunikasjonen skal understøtte. Før du begynner på kommunikasjonsstrategien, må du være klar over hva du ønsker å oppnå. Målene skal være SMART: Spesifikke, Målbare, Ambisiøse, Realistiske og Tidsbestemte. Dette kan inkludere å øke salg, forbedre kundetilfredshet eller styrke merkebevissthet.
3. Identifiser din målgruppe Velg den mest passende målgruppen for å oppnå dine mål basert på data og analyser. Identifiser hvor i prosessen målgruppen befinner seg og hvem du trenger å nå for å oppnå dine mål. Hvem vil bli påvirket av kommunikasjonen? Hvem må vi hensynta og hva er potensielle positive og negative utfall? Målgruppene kan deles inn i primær-, sekundær- og tertiær målgrupper, basert på hvor viktig de er for organisasjonen.
4. Gjennomfør en situasjonsanalyse Kartlegg dagens situasjon. Dette kan gjøres gjennom risikoanalyser, spørreundersøkelser eller SWAT-analyser for å definere dagens tilstand.
   • Hva fungerer bra i organisasjonen og med nåværende kommunikasjonsaktiviteter?
   • Hvilke utfordringer har virksomheten?
   • Hvilke muligheter har virksomheten akkurat nå?
   • Hvilke trusler er det virksomheten står overfor?
   • Handler det kun om å formidle informasjon og kommunisere med mottakere, eller handler det om å påvirke holdninger eller handlinger hos mottakerne?
5. Utvikle personas Definer målgruppens egenskaper og særtrekk. Hvilke produktspesifikke og generelle kjennetegn er typiske for din målgruppe? Lag detaljerte personas som representerer en majoritet av målgruppen. Hvordan kan idealkunden din påvirkes av kommunikasjon?
6. Utvikle et målrettet budskap Med mål og målgrupper klart definert, er neste trinn å utvikle budskapet. Budskapet må være relevant, engasjerende og tilpasset målgruppen. Det er viktig å ha et tydelig og konsekvent budskap som skiller seg ut og reflekterer organisasjonens verdier og visjon. Bruk personas for å velge de mest effektive kommunikasjonsverktøyene.
7. Lag innhold Innholdet bør være informativt, engasjerende og underholdende. Bruk en rekke innholdsformater for å opprettholde interessen og engasjementet blant målgruppen. Skap innhold som er tilpasset ulike kommunikasjonskanaler, fra nettsider og sosiale medier til e-postmarkedsføring og trykte materialer.
8. Velg kommunikasjonskanaler og -verktøy Valg av kommunikasjonskanaler og verktøy er en kritisk del av strategien. Dette kan omfatte alt fra tradisjonelle medier som TV, radio og trykte materialer, til digitale kanaler som nettsider, sosiale medier, e-postmarkedsføring og mobilapper. Valget av kanaler og verktøy bør baseres på målgruppens preferanser, budsjett, og bedriftens ressurser. Det er avgjørende å velge de mest effektive kanalene for å nå målgruppen og oppnå målene. Følg disse trinnene for å velge de beste kanalene:
   • Analysere målgruppens medievaner: Hvilke kanaler og plattformer bruker de mest? Hvordan konsumerer de innhold?
   • Vurder kostnader og ressurser: Hvilke kanaler gir mest verdi for pengene? Hva er de tekniske og bemanningsmessige kravene for hver kanal?
   • Test og lær: Prøv ulike kanaler og verktøy, og vurder deres effektivitet for å justere strategien og forbedre resultatene.
9. Overvåk, juster og evaluer regelmessig En kommunikasjonsstrategi er et dynamisk arbeid som krever konstant tilpasning basert på innsikt og resultater. Etter at budskapet er kommunisert, er det nødvendig å ha en plan for oppfølging og en metode for å måle effekten av kommunikasjonen. Ikke bare kvantitativt, men også kvalitativt. Blir budskapet oppfattet slik vi ønsker og gir det positive resultater?
10. Konklusjon En effektiv kommunikasjonsstrategi er avgjørende for å nå organisasjonens mål og styrke merkevaren. Ved å følge denne trinnvise tilnærmingen og kontinuerlig evaluere og forbedre strategien, kan organisasjonen lage en suksessrik kommunikasjonsplan som engasjerer målgruppen og gir konkrete resultater. Kommunikasjonsstrategien bør være fleksibel og kunne tilpasses etter endrede forhold og nye muligheter. En kontinuerlig prosess med læring og forbedring vil sikre at organisasjonen forblir konkurransedyktig og relevant i et stadig skiftende kommunikasjonslandskap. Det er viktig å huske at denne prosessen er en syklus som krever regelmessig evaluering og justering. Med en slik tilnærming vil bedriften være bedre rustet til å oppnå sine overordnede mål og suksess gjennom effektiv kommunikasjon.